La importancia de preservar documentos personales en situaciones de emergencia

La importancia de preservar documentos personales en situaciones de emergencia
La importancia de preservar documentos personales en situaciones de emergencia

La malvinense Vilma Castro, Licenciada en Archivología y Técnica en Comunicación Social, nos explica la importancia de preservar documentos personales en situaciones de emergencia

Preservar identidad: La importancia de preservar documentos personales en situaciones de emergencia

Sucedió una calurosa madrugada de noviembre. Nos despertamos tosiendo sin saber porqué. Estaba por amanecer y la luz exterior aún no penetraba por las hendijas de la ventana. Faltaba el aire. Un humo denso invadía la habitación hasta que en un ángulo del techo vimos una lengua de fuego y el techo comenzando a desplomarse. Apenas el tiempo para salir corriendo. En pocos minutos, el fuego lo consumió todo. Y lo que no terminó de aniquilar el fuego, lo echó a perder el agua utilizada para apagar el fuego, después. Salimos ilesos, gracias a Dios.

Fue así, como mis abuelos lo perdieron todo: muebles, vestimenta, electrodomésticos, recuerdos y documentos. Los documentos que conformaban su historia de vida, su memoria personal: documentos de identidad, libreta de casamiento, carnés de mutualista, vacunas, facturas de consumos, garantías de compras efectuadas, la libreta del almacén, los títulos de la casa, sus cartas de amor, sus fotos familiares. Documentación de valor probatorio y documentación personal. Documentos que, al contrario de lo que sucede con los producidos por organismos oficiales, están (y más en la década del 70) escasamente representados en los archivos públicos, pero tienen el enorme valor de hablarnos desde una perspectiva diferente: íntima, personal y privada.

Cuando enfrentamos un desastre lo primero que nos ocupa es nuestra seguridad y la de aquellos que tenemos a cargo. Una vez que el peligro inmediato pasa, ahí es cuando necesitamos esos documentos y evitar estrés adicional para enfrentar los días posteriores.

Aún hoy con tanta tecnología a nuestro alrededor, seguimos sin saber actuar diligentemente ante situaciones de emergencia, catástrofes, desastres naturales o siniestros.

No recuerdo exactamente cómo mis abuelos reconstruyeron todo, si acaso pudieron, yo era una niña. Seguramente no fue nada fácil.

Décadas más tarde ese hecho despertó en mí, ya como profesional, preocupación e interés por la preservación de los archivos personales y familiares.

LA IMPORTANCIA DE PRESERVAR DOCUMENTOS PERSONALES EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

Interesada en colaborar desde mi profesión con poblaciones que viven en zonas anegables o con riesgo de inundación en nuestro país (circunstancia que se da con frecuencia), fue que durante el año 2017 realicé una encuesta a referentes de Paysandú, Durazno, Salto y San José, para conocer qué métodos o qué casuística manejan en relación a la preservación de sus documentos personales ante situaciones de emergencia. Quiero compartir con Uds. una breve síntesis de las respuestas que recibí para luego contribuir desde una perspectiva archivística a optimizar esas prácticas ya constituidas y a orientar a quienes lo necesiten.

Solo las mujeres encuestadas brindan detalles de cómo se organizan para posibles evacuaciones. Deduzco que es debido a que generalmente son las mujeres quienes se ocupan del orden doméstico. Mientras que los hombres manifiestan mayor preocupación por los daños materiales en los muebles y en la vivienda. La mayoría de las familias encuestadas cuenta con casas de dos plantas (en algunos casos, habitaciones edificadas especialmente para preservar sus bienes) y es allí donde guardan objetos de valor y documentos; o también arriba del ropero, siempre dentro de una caja o sobre impermeable.

Testimonios: consejos de los encuestados (que van transmitiendo de generación en generación).
“Resguardar cosas a tiempo, subir el nivel de los muebles. No esperar hasta último momento para salir”. “Para que los documentos estén protegidos y no se pierdan, se resguarda en casa de familiares cercanos, para no tener pérdidas”. “El tema de los embalajes era muy importante, etiquetar en cajas por separado. Yo ponía por ejemplo, los útiles de estudio de mis hijos, cada caja con el nombre de ellos, para que continuaran con sus estudios”. “Hay mucha gente que aguanta hasta lo último para no abandonar sus casas y cuando empieza a sacar las pertenencias ya tienen el agua adentro”.

Testimonios: anécdotas de los encuestados.

“Siempre tuve una pequeña valijita, de esas antiguas que todavía conservo, ahí ponía todo lo que era documentación personal de todos los integrantes de mi familia, títulos y todo lo que consideramos documentos”. “Cuando era pequeña durante una lluvia torrencial, se inundó la casa donde vivía y el agua arrastró un baúl donde estaba la mayoría de las fotos familiares. Probablemente, luego de ese hecho, se hizo importante el guardado de documentos en lugares altos”. “Los documentos fotográficos por ejemplo, me parece que el común de la gente no los considera documentos; más bien son una especie de “joyas” de valor emocional”. “Recuerdo que en la creciente del 2015, la gente que reside en lugares donde nunca había llegado el agua, los sorprendió la crecida del río y perdió muchas pertenencias, ya que esperaron hasta último momento con la esperanza de que la crecida no fuera tanto. El panorama era muy desolador, sobretodo ver familias enteras en plena Noche Buena (24 y 25 de diciembre) tratando de salvar alguna de sus pertenencias”. “Vi una esfera de 1 metro de diámetro en el río. Eran hormigas!”.

Cabe aclarar que el SINAE en su página web cuenta con una guía familiar de reducción de riesgos que incluye sucintamente recomendaciones a tales efectos, sin demasiado detalle.

DOCUMENTOS VITALES

Dadas las circunstancias de emergencia sanitaria por las que actualmente estamos atravesando, consideré importante comenzar (dentro de los documentos vitales) por la información médica. Reunir tus datos clínicos y los de tu familia en un formulario puede ser de mucha utilidad en caso de emergencia. Aquí te dejo algunas pautas que te servirán de guía para saber qué documentos es importante guardar en sobre impermeable y respaldar (escanear/fotocopiar).

  • Peso, Estatura, Grupo sanguíneo, vacunas (vencimientos), carné de salud (vigencia).
  • Usa lentes, audífonos, etc.
  • Información de contacto de médicos, especialistas, odontólogos, pediatras, fisioterapeutas, psicólogos.
  • Mutualistas, emergencias móviles, servicio de acompañantes. Teléfonos de contacto y número de afiliado.
  • Enfermedades crónicas (alergia, hipertensión, asma, diabetes, cardiovasculares…).
  • Padecimientos y afecciones que considere relevantes.
  • Medicación prescrita, dosis.
  • Análisis recientes.
  • Datos de familiar o a quien avisar en caso de emergencia.

A modo de ejemplo:

  • DATOS PERSONALES
  • INFORMACION MÉDICA
  • Médico de cabecera: Dr.
  • Especialidad:
  • Teléfono:
  • Hospital:
  • MEDICACIÓN
  • Medicamentos prescritos:
  • Dosis:
  • Frecuencia:
  • Dolencia;

Una vez efectuada esta recopilación de información médica con la ayuda de esta cartilla, estarás en condiciones de definir qué documentos reunir y preservar dentro de un sobre impermeable en un lugar seguro.

PAUTAS PARA ORGANIZAR TU ARCHIVO PERSONAL O FAMILIAR

  1. Identificar, seleccionar y eliminar: el primer paso será identificar qué es lo que tenemos en nuestro archivo, separando aquellos documentos que vamos a conservar, de los que no. Porque no todos los documentos tienen la misma importancia. No es lo mismo la copia del registro de la propiedad de nuestra vivienda, que el último recibo de la luz del mes. Por eso no tenemos que conservar todos los documentos. Ahora bien, ante la duda de si un documento es susceptible de ser eliminado o no, porque podamos necesitarlo más adelante, es mejor no hacerlo, ya que siempre se puede volver a hacer una revisión pasado un tiempo y eliminar entonces. En cualquier caso, siempre podemos consultar a un profesional de archivos sobre la importancia de qué conservar o no. Muchos de los documentos que vamos acumulando no es necesario conservarlos de por vida, sino sólo durante un tiempo. Por ejemplo, los recibos de pago de un préstamo hipotecario será conveniente mantenerlos mientras esté en vigor dicho préstamo. Una vez liquidado el préstamo solo será necesario conservar el certificado bancario de que dicho préstamo ha sido cancelado. Es importante estar bien informado de los plazos legales que afectan a los contratos que firmamos: de suministros, seguros, etc., esto nos ayudará a determinar cuándo podemos destruir los documentos derivados de los mismos. Otra de las cosas que solemos acumular en grandes cantidades son los comprobantes de compra (facturas, tickets). Es conveniente conservarlos durante el tiempo que indique el fabricante o el establecimiento que dicho justificante de compra es garantía del producto que se haya adquirido (por lo que conviene informarse). El resto no es necesario que se conserven más allá del tiempo que cada establecimiento fije para cambios y/o devoluciones. Aunque hay que estar atentos a las tintas de los tickets. Con el paso del tiempo suelen desaparecer y encontrarnos con la desagradable sorpresa de que, cuando vayamos a devolver el artículo, sólo queda un papel en blanco. Siempre que un ticket sea garantía de compra de algún artículo, es recomendable escanearlo por si acaso. Actualmente, muchos de estos documentos son ya totalmente electrónicos y no llegan a los hogares en papel. En caso de que sólo contemos con esos documentos en soporte electrónico, es necesario seguir los mismos criterios de clasificación y conservación que con los de soporte en papel, aunque estén solo en nuestro ordenador. Eso sí, se recomienda hacer periódicamente copia de seguridad.
    Resulta indispensable prestar especial atención a aquella documentación portadora de derechos (o deberes) en sí misma, como son las escrituras de propiedad de la vivienda, del auto, testamentos, poderes, documentos judiciales. Estos documentos deben ser conservados siempre.
    Conviene recordar que, en el caso de que se vayan a tirar a la basura documentos que contengan nuestros datos personales (números de cuentas bancarias, tarjetas de crédito, datos médicos, domicilio) es aconsejable destruirlos previamente (cortándolos con tijera, rompiéndolos con las manos, o con destructoras de papel) para que dichos datos no sean legibles.
    PAUTAS PARA ORGANIZAR TU ARCHIVO PERSONAL O FAMILIAR.
  2. Clasificar: El segundo paso es el de clasificar la documentación que vamos a conservar. Se aconseja establecer asuntos clave sobre los que guiarse para ir archivando los documentos por cajas o carpetas y, dentro de ellas, se podrán hacer subdivisiones más concretas, para facilitar su búsqueda cuando sea necesario.
    Por ejemplo:
     Banco: contratos bancarios, préstamos, etc.
     Documentos académicos: títulos académicos, títulos de asistencia a cursos, etc.
     Documentos médicos: este tema ya fue tratado
     Documentos personales: partidas, pasaporte, credencial cívica, etc.
     Impuestos: DGI, BPS y otros.
     Suministros y mantenimiento de la vivienda: UTE, OSE, ANTEL, etc.
     Títulos de propiedad: escrituras de compraventa, contratos de arrendamiento etc.
     Vehículo: seguro, patente, reparaciones, etc.
    De este modo se buscará el término más específico para cada grupo de documentos. Las divisiones que cada cual haga irán en función de las actividades realizadas por cada individuo o familia y de los documentos que vaya generando y/o recibiendo.
    Lo importante es que la clasificación que se establezca nos resulte práctica a la hora de querer localizar los documentos.
  3. Ordenar: una vez establecidas las agrupaciones principales y las subdivisiones dentro de las que se irán archivando los documentos, conviene ordenarlos. Es decir, colocarlos dentro de las carpetas o cajas, por fechas, lo que facilita establecer una cronología. Resulta muy práctico, dentro de cada carpeta, ordenar de la fecha más antigua a la más actual, ya que permite tener siempre a mano los documentos más recientes.
  4. Nombrar las cajas y carpetas: en los Archivos, a las cajas y carpetas se les suele otorgar una “signatura” (un número correlativo), que luego se relaciona en un Inventario (que es un instrumento de descripción) en el que se especifica el contenido de dichas cajas y carpetas. No obstante, en el ámbito doméstico quizá resulte más práctico nombrarlas directamente con el texto que corresponda a su contenido mediante etiquetas.
  5. Conservar y ubicar: se recomienda utilizar cajas de archivo en vez de otro tipo de cajas, puesto que estas suelen estar fabricadas con las condiciones de acidez adecuadas para la conservación de la documentación. Se pueden comprar en cualquier papelería. Las más comunes y accesibles en nuestro país son las de Cartonplast.
    Las cajas y carpetas fabricadas con otro tipo de materiales, por ejemplo, con cartulina de colores, etc., pueden dañar la documentación con el tiempo por presentar una acidez muy superior a la recomendada para la conservación.
    Se deben emplear siempre carpetas más grandes que la documentación que van a contener a fin de evitar que esta se rompa. También conviene retirar grapas y clips, que desgarran los documentos o cambiarlas por grapas y clips de acero inoxidable o de plástico.
    La manera más adecuada de conservar las cajas de archivo es colocarlas en vertical, una a continuación de otra (no apilarlas unas sobre otras), cuidando de no depositarlas directamente sobre el suelo y evitando los lugares húmedos.
  6. Hacer un inventario: La mejor forma de controlar la documentación que conservamos en nuestro archivo es llevar un inventario detallado del contenido de las cajas y carpetas que vamos generando. Este inventario se puede realizar de forma sencilla en cualquier procesador de textos, hoja de cálculo o base de datos.
    El inventario del archivo personal o doméstico debería contener la siguiente información:
     Nombre o número de la Caja/carpeta.
     Fechas (las fechas extremas, es decir, la fecha del documento más antiguo y la fecha del más reciente para mantener la cronología de la documentación generada).
     Relación del contenido de la Caja/carpeta: se detallarán de forma resumida los documentos que contiene la caja o carpeta.
     Otra información: este campo es para las observaciones que se consideren oportunas.

    La cultura para la gestión de riesgo es indispensable para salvar la vida y proteger nuestro patrimonio. Es por ello que siempre es preciso tener acceso a los documentos importantes en caso de una emergencia, del tipo que sea.
    Se recomienda resguardar en sobre impermeable y en lugar seguro (de preferencia una caja fuerte a prueba de fuego), los siguientes documentos:
    Actas de nacimiento e identificaciones oficiales, pues te permitirán acreditar tu identidad y, en algunos casos, tu lugar de residencia.
    Cuentas de ahorro e inversión. Una buena recomendación es tener un listado de los números de cuenta y bancos.
    Documento de voluntad anticipada. Es un documento que se redacta ante notario público que permite expresar por adelantado el tipo de tratamiento médico que se desea recibir frente a enfermedades terminales y accidentes.
    Escrituras de tus propiedades. Aunque las escrituras están inscritas en el Registro es importante cuidarlas y en todo caso, contar con el nombre y número del notario ante el que se realizaron, número y fecha del instrumento público.
    Facturas de autos y otros bienes de valor que poseas.
    Seguros. Es importante contar con una lista de los seguros de vida, atención médica y de daños a tus propiedades y autos. Los seguros sólo son entregados a quien lo reclame, por lo tanto, toda tu familia debe conocer qué seguros tienes contratados y con qué instituciones.
    Testamento. Es un escrito que se hace de manera formal ante escribano público, en el que el testador expresa en forma clara cómo quiere distribuir sus bienes al momento de su muerte. El testamento es también un documento que forma parte de la cultura de la prevención, ya que sin importar si posees pocos o muchos bienes el proceso para la adjudicación de los herederos es el mismo.


Vilma Castro
Licenciada en Archivología (ex-docente de la FIC/UdelaR)
Técnica en Comunicación Social
E mail: archiext@gmail.com

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